El uso de impresoras y fotocopiadoras se hace imprescindible en muchas ocasiones pero podemos adoptar algunas medidas que nos ayudarán a reducir el gasto de papel, consumibles y energía.
Evitar copias innecesarias
Esta es la mejor práctica para contribuir al ahorro de electricidad, papel, consumibles y fungibles. Antes de imprimir, debemos reflexionar si es imprescindible imprimir o copiar el documento, si es preciso hacer varias copias, si ya está revisado en pantalla su contenido y si es necesario imprimirlo o copiarlo con la calidad máxima o con el formato definitivo.
Guardar archivos en formato electrónico en el ordenador
No es preciso guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Escanea documentos para su digitalización. Se pueden guardar en el disco duro o en otros soportes del servidor de ficheros. Además de suponer un ahorro de espacio físico de almacenamiento, serán más donados de localizar y solo los imprimirás cuando sea imprescindible. En vez del correo postal usa el correo electrónico para enviarlos, sobre todo cuando tienes que mandar varias copias.
En particular, no imprimas todos los correos que recibas: los puedes leer en la pantalla y guardar los que sean importantes para más adelante.
Emplea sistemas de firma electrónica que, además de las otras ventajas que tiene, no exigen imprimir en papel para firmar de forma manuscrita.
Imprimir en blanco y negro
Siempre que puedas evita imprimir a colores. Un documento en blanco y negro tiene la misma validez que su versión de colores (incluso los símbolos de identidad corporativa tienen las dos versiones). Recuerda que el tóner y la tinta negra siempre son más baratas que las de color.
Trabajar en configuración de borrador
Te acostumbra a trabajar con los documentos internos en un formato en el que ocupen el mínimo cuando se impriman. Deja para lo final el formateo definitivo de aquellos documentos que debas enviar fuera de la unidad en papel. A continuación, damos unas orientaciones de cómo hacerlo.
- Calidad de impresión: imprime con calidad de borrador lo que no sea definitivo. Se utilizas colores o una resolución alta para la impresión, obtendrás resultados de mayor calidad, pero te llevará más tiempo y será más caro. Puedes cambiar la resolución, imprimir con calidad de borrador o utilizar la opción de imprimir en blanco y negro (aunque el documento final tenga partes con colores, para las pruebas puedes imprimir en blanco y negro o con una escala de grises).
- Corrección en pantalla: aunque no es tan cómodo, se puedes, corrige en pantalla en lugar de hacerlo en el papel. Aumentar el nivel de zoom para que te resulte más fácil a revisión. Por lo menos, antes de imprimir, te recuerda de pasar el corrector ortográfico.
- Elección del tamaño de letra y fuente: escoge el tipo de letra más pequeño que puedas: un tamaño menor puede suponer un ahorro importante de hojas. Además, hay tipos de letras que, con el mismo tamaño nominal, permiten imprimir más caracteres por página. Elige las fuentes más eficientes.
- Usar espacio sencillo entre renglones: emplea el espazado entre párrafos y el interlineado dentro de cada párrafo más pequeño posible. En todo caso, aprende las combinaciones de teclas que te permiten ampliar rápidamente la separación entre las líneas solo cuando tengas que imprimir el documento definitivo.
- Configuración de página: por defecto, tiene el procesador de textos configurado con márgenes muy pequeñas. Esto será acomodado para imprimir borradores o documentos internos. Cambia las márgenes cuando tengas que imprimir un informe o carta definitivo, procurando siempre dejar la menor margen posible.
- Impresoras virtuales: imprime en impresoras virtuales, como el PDF Creator que permiten tener una copia electrónica del documento tal y como saldría en la impresora.
No utilizar papel preimpreso o con membrete
Considera la posibilidad de mantener el papel de escritorio en blanco y configurar, mediante plantillas, los programas de ofimática para imprimir la información del membrete y dirección cuando sea necesario. Evitarás tener sobres y papeles con información pre-impresa obsoleta. En todo caso, hace etiquetas con la nueva información para utilizar la papelería antigua.
Conocer el uso correcto de fotocopiadoras e impresoras
Es muy importante que todas las personas usuarias conozcan el funcionamiento correcto de las impresoras y fotocopiadoras para evitar malgastar el papel. En general, las máquinas grandes, compartidas, de red son más rápidas, tienen más funcionalidades y, sobre todo, ahorran mucho más que las pequeñas, personales y conectadas localmente.
- Configuración de las bandejas: habitualmente tendrás varias impresoras instaladas. Debes saber cuáles son sus características. En concreto, debes conocer bien la asignación correcta de papel la cada bandeja, si son láser o de tinta, se están configuradas para blanco y negro o color, se están en modo borrador o calidad final, se permiten imprimir la doble cara, se permiten varias hojas por cara, se tienen papel usado por una cara o papel reciclado, etc.
No dudes en consultar con el personal de soporte técnico. Ellos pueden instalarte las impresoras segundo tus necesidades. Incluso pueden dejarte la misma impresora con diferentes configuraciones para las diversas finalidades. Es muy importante saber cuál es la impresora puesta como predeterminada y cuáles son sus propiedades. Nunca tengas por defecto a impresora menos económica o configurada con la máxima calidad (resolución, colores, etc.). - Anular opción de pruebas o de páginas separadoras en impresoras: algunas impresoras tienen configurada la opción de imprimir la página de prueba, cada vez que tienen un cambio de configuración. Debería de estar desactivada y solo hacer esa impresión cuando se precise. Del mismo modo, algunas máquinas imprimen una página de cubierta o una de separación entre cada trabajo y el siguiente. Suele ser un desperdicio innecesario de papel. Utiliza otras técnicas para identificar el autor del trabajo o para que los trabajos se separen y no se mezclen, como códigos de usuario diferenciados para impresión segura.
Imprimir y fotocopiar la doble cara, con varias páginas por cara y reducir el tamaño de la imagen
Aunque fotocopiar o imprimir la doble cara normalmente es más lento que la una cara, será bueno convencerse de hacerlo, por el ahorro que se consigue.
- Imprimir en dúplex: una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar. En algunas ocasiones es necesario fotocopiar o imprimir a una sola cara, pero la mayoría de las veces no es así. Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo la doble cara, se puede conseguir la reducción de un 20% del consumo del papel de una oficina.
En principio, si tu impresora o fotocopiadora lo permite, la tiene de manera que imprima por defecto a doble cara. Si no lo hace automáticamente, puedes imprimir primero las páginas impares, colocar las hojas impresas de nuevo en la bandeja de papel asegurando que están en la posición correcta e imprimir de aquella las páginas pares. - Atascos: en muchas ocasiones a fotocopiadora o la impresora se atasca. Es muy importante almacenar el papel en un sitio seco. Evidentemente, antes de copiar elimina las causas obvias de atascos: grapas, clips, cintas adhesivas,… que además pueden dañar la propia máquina.
- Reutilizar el papel: si no es posible imprimir o fotocopiar la doble cara, utiliza el papel usado por una cara para imprimir borradores o documentos, como recortes de prensa u otra información que se vaya a conservar en la oficina.
- Combinar: se tienes que imprimir un borrador, puedes utilizar la opción de impresión de dos páginas por cara que tienen algunas impresoras.
- Reducir el tamaño de las copias: puedes utilizar el zoom para reducir documentos grandes a tamaño A4. La mayoría de las fotocopiadoras tienen marcada la posibilidad de reducir de tamaño A3 la La4. También permiten combinar varios originales en una sola hoja de papel.
Control del número de copias e impresiones
Las impresoras y fotocopiadoras actual permiten controlar el uso y el consumo de impresiones y copias de cada usuario, distinguiendo las que son de blanco y negro, la colores, el número y el tamaño de páginas, caras y hojas (y por lo tanto, el consumo de papel), etc. Las personas responsables del control del papel en la oficina podrán supervisar el progreso sobre los ahorros conseguidos e informar periódicamente sobre consumos insólitos o abusivos. Es posible restringir el uso de acuerdo con diferentes criterios: número de hojas, tiempo de impresión, costes asociados, etc.
Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras.
Los defectos de tóner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras son fuente de desperdicio de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar inmediatamente al servicio de mantenimiento y de informar al resto de usuarios de que las máquinas no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.
