O uso de impresoras e fotocopiadoras faise imprescindible en moitas ocasións pero podemos adoptar algunhas medidas que nos axudarán a reducir o gasto de papel, consumibles e enerxía.
Evitar copias innecesarias
Esta é a mellor práctica para contribuír ao aforro de electricidade, papel, consumibles e funxibles. Antes de imprimir, debemos reflexionar se é imprescindible imprimir ou copiar o documento, se é preciso facer varias copias, se xa está revisado en pantalla o seu contido e se é necesario imprimilo ou copialo coa calidade máxima ou co formato definitivo.
Gardar arquivos en formato electrónico no ordenador
Non é preciso gardar copias en papel de todos os documentos e informes. Escanea documentos para a súa dixitalización. Pódense gardar no disco duro ou noutros soportes do servidor de ficheiros. Ademais de supor un aforro de espazo físico de almacenamento, serán máis doados de localizar e só os imprimirás cando sexa imprescindible. En vez do correo postal usa o correo electrónico para envialos, sobre todo cando tes que mandar varias copias.
En particular, non imprimas todos os correos que recibas: pódelos ler na pantalla e gardar os que sexan importantes para máis adiante.
Emprega sistemas de sinatura electrónica que, ademais das outras vantaxes que ten, non esixen imprimir en papel para asinar de forma manuscrita.
Imprimir en branco e negro
Sempre que poidas evita imprimir a cores. Un documento en branco e negro ten a mesma validez que a súa versión de cores (incluso os símbolos de identidade corporativa teñen as dúas versións). Lembra que o tóner e a tinta negra sempre son máis baratas que as de cor.
Traballar en configuración de borrador
Afaite a traballar cos documentos internos nun formato no que ocupen o mínimo cando se impriman. Deixa para o final o formatado definitivo daqueles documentos que debas enviar fóra da unidade en papel. A continuación, damos unhas orientacións de como facelo.
- Calidade de impresión: imprime con calidade de borrador o que non sexa definitivo. Se utilizas cores ou unha resolución alta para a impresión, obterás resultados de maior calidade, pero levarache máis tempo e será máis caro. Podes cambiar a resolución, imprimir con calidade de borrador ou utilizar a opción de imprimir en branco e negro (aínda que o documento final teña partes con cores, para as probas podes imprimir en branco e negro ou cunha escala de grises).
- Corrección en pantalla: aínda que non é tan cómodo, se podes, corrixe en pantalla en lugar de facelo no papel. Aumentar o nivel de zoom para que che resulte máis fácil a revisión. Polo menos, antes de imprimir, lémbrate de pasar o corrector ortográfico.
- Elección do tamaño de letra e fonte: escolle o tipo de letra máis pequeno que poidas: un tamaño menor pode supor un aforro importante de follas. Ademais, hai tipos de letras que, co mesmo tamaño nominal, permiten imprimir máis caracteres por páxina. Elixe as fontes máis eficientes.
- Usar espazo sinxelo entre liñas: emprega o espazado entre parágrafos e o interliñado dentro de cada parágrafo máis pequeno posible. En todo caso, aprende as combinacións de teclas que che permiten ampliar rapidamente a separación entre as liñas só cando teñas que imprimir o documento definitivo.
- Configuración de páxina: por defecto, ten o procesador de textos configurado con marxes moi pequenas. Isto será axeitado para imprimir borradores ou documentos internos. Cambia as marxes cando teñas que imprimir un informe ou carta definitiva, procurando sempre deixar a menor marxe posible.
- Impresoras virtuais: imprime en impresoras virtuais, como o PDF Creator que permiten ter unha copia electrónica do documento tal e como sairía na impresora.
Non utilizar papel preimpreso ou con membrete
Considera a posibilidade de manter o papel de escritorio en branco e configurar, mediante plantillas, os programas de ofimática para imprimir a información do membrete e dirección cando sexa necesario. Evitarás ter sobres e papeis con información pre-impresa obsoleta. En todo caso, fai etiquetas coa nova información para utilizar a papelería antiga.
Coñecer o uso correcto de fotocopiadoras e impresoras
É moi importante que todas as persoas usuarias coñezan o funcionamento correcto das impresoras e fotocopiadoras para evitar malgastar o papel. En xeral, as máquinas grandes, compartidas, de rede son máis rápidas, teñen máis funcionalidades e, sobre todo, aforran moito máis que as pequenas, persoais e conectadas localmente.
- Configuración das bandexas: habitualmente terás varias impresoras instaladas. Debes saber cales son as súas características. En concreto, debes coñecer ben a asignación correcta de papel a cada bandexa, se son láser ou de tinta, se están configuradas para branco e negro ou cor, se están en modo borrador ou calidade final, se permiten imprimir a dobre cara, se permiten varias follas por cara, se teñen papel usado por unha cara ou papel reciclado, etc.
Non dubides en consultar co persoal de soporte técnico. Eles poden instalarche as impresoras segundo as túas necesidades. Incluso poden deixarche a mesma impresora con diferentes configuracións para as diversas finalidades. É moi importante saber cal é a impresora posta como predeterminada e cales son as súas propiedades. Nunca teñas por defecto a impresora menos económica ou configurada coa máxima calidade (resolución, cores, etc.). - Anular opción de probas ou de páxinas separadoras en impresoras: algunhas impresoras teñen configurada a opción de imprimir a páxina de proba, cada vez que teñen un cambio de configuración. Debería de estar desactivada e só facer esa impresión cando se precise. Do mesmo xeito, algunhas máquinas imprimen unha páxina de cuberta ou unha de separación entre cada traballo e o seguinte. Adoita ser un desperdicio innecesario de papel. Utiliza outras técnicas para identificar o autor do traballo ou para que os traballos se separen e non se mesturen, como códigos de usuario diferenciados para impresión segura.
Imprimir e fotocopiar a dobre cara, con varias páxinas por cara e reducir o tamaño da imaxe
Aínda que fotocopiar ou imprimir a dobre cara normalmente é máis lento que a unha cara, será bo convencerse de facelo, polo aforro que se consegue.
- Imprimir en dúplex: unha das formas máis efectivas de reducir o consumo de papel nunha oficina é utilizar as dúas caras de cada folla, en lugar de só unha cara. Ao usar as dúas caras afórrase papel, gastos de copias, de envíos e de almacenamento. Os documentos ocupan e pesan menos e son máis cómodos de grampar e de transportar. Nalgunhas ocasións é necesario fotocopiar ou imprimir a unha soa cara, pero a maioría das veces non é así. Estímase que simplemente fotocopiando e imprimindo a dobre cara, pódese conseguir a redución dun 20% do consumo do papel dunha oficina.
En principio, se a túa impresora ou fotocopiadora o permite, tena de maneira que imprima por defecto a dobre cara. Se non o fai automaticamente, podes imprimir primeiro as páxinas impares, colocar as follas impresas de novo na bandexa de papel asegurando que están na posición correcta e imprimir daquela as páxinas pares. - Atascos: en moitas ocasións a fotocopiadora ou a impresora atáscase. É moi importante almacenar o papel nun sitio seco. Evidentemente, antes de copiar elimina as causas obvias de atascos: grampas, clips, cintas adhesivas,… que ademais poden danar a propia máquina.
- Reutilizar o papel: se non é posible imprimir ou fotocopiar a dobre cara, utiliza o papel usado por unha cara para imprimir borradores ou documentos, como recortes de prensa ou outra información que se vaia conservar na oficina.
- Combinar: se tes que imprimir un borrador, podes utilizar a opción de impresión de dúas páxinas por cara que teñen algunhas impresoras.
- Reducir o tamaño das copias: podes utilizar o zoom para reducir documentos grandes a tamaño A4. A maioría das fotocopiadoras teñen marcada a posibilidade de reducir de tamaño A3 a A4. Tamén permiten combinar varios orixinais nunha soa folla de papel.
Control do número de copias e impresións
As impresoras e fotocopiadoras actuais permiten controlar o uso e o consumo de impresións e copias de cada usuario, distinguindo as que son de branco e negro, a cores, o número e o tamaño de páxinas, caras e follas (e polo tanto, o consumo de papel), etc. As persoas responsables do control do papel na oficina poderán supervisar o progreso sobre os aforros acadados e informar periodicamente sobre consumos inhabituais ou abusivos. É posible restrinxir o uso de acordo con diferentes criterios: número de follas, tempo de impresión, custos asociados, etc.
Realizar un mantemento periódico de fotocopiadoras e impresoras.
Os defectos de tóner ou pequenos problemas de fotocopiadoras e impresoras son fonte de desperdicio de papel. É importante que haxa unha persoa encargada de avisar inmediatamente ao servizo de mantemento e de informar ao resto de usuarios de que as máquinas non están en condicións de traballar ata que se revisen.
